Obvestilo: Obveščamo vas, da so se nekateri pogoji poslovanja v času epidemije koronavirusa v RS spremenili.
Več informacij na tej povezavi.

Zajemanje ali hranjenje gradiva v digitalni obliki

Storitve zajema gradiva so storitve, ki ob pretvorbi izvirnega dokumentarnega gradiva v novo elektronsko obliko zapisa ali na mikrofilm izpolnjujejo vse spodaj navedene pogoje. Zajem je vsak uvoz metapodatkov o gradivu ali gradiva samega v strojno berljivi obliki v informacijski sistem za upravljanje z dokumenti ali v informacijski sistem za hrambo. Zajeto dokumentarno gradivo je dokumentarno gradivo, ki je nastalo ob pretvorbi izvirnega dokumentarnega gradiva v novo elektronsko obliko zapisa ali na mikrofilm. Storitve hrambe gradiva v digitalni obliki so storitve, ki so neločljivo povezane z ohranjanjem vsebine gradiva v digitalni obliki, vendar ne gre za ponudbo opreme za takšno hrambo. Hramba gradiva je tista hramba izvirnega ali zajetega dokumentarnega gradiva, ki izpolnjuje spodaj navedene pogoje in zagotavlja uporabnost ter avtentičnost vsebine hranjenega gradiva.

Ponudnik storitve zajema in hrambe oziroma spremljevalnih storitev mora slediti naslednjim fazam priprave oziroma organizacije zajema in hrambe:

  • priprava na zajem in hrambo;
  • priprava in sprejetje notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki;
  • izvedba hrambe in spremljanje izvajanja notranjih pravil in ukrepanje ob odstopanjih v skladu z notranjimi pravili (notranji nadzor);
  • spremembe in dopolnitev notranjih pravil zaradi spremembe veljavnih predpisov ali internih aktov, tehnološkega napredka, spoznanj stroke ali ugotovitev pomanjkljivosti pri internem nadzoru, reorganizacije.

Pogoji in dokazila

Vir: Ministrstvo za kulturo | Datum zadnje spremembe strani: 26. 11. 2018