Vpis v register notranjih pravil

Notranja pravila so pravila, ki jih kot svoj interni akt sprejme oseba glede izvajanja zajema in dolgoročne hrambe svojega dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev ali ponudnik storitev glede izvajanja zajema in dolgoročne hrambe oziroma spremljevalnih storitev.

Notranja pravila o hrambi dokumentarnega gradiva morajo vsebovati najmanj:

  • določbe o notranji organizaciji, vlogah in pooblastilih ter številu, sestavi in usposobljenosti osebja;
  • določbe o upravljanju dokumentarnega gradiva;
  • določbe o infrastrukturi informacijskega sistema za hrambo, ki obsegajo osnovne tehnične in postopkovne lastnosti ter podatke o ravni varnosti in zanesljivosti infrastrukture;
  • določbe o periodičnem spreminjanju in dopolnjevanju notranjih pravil ter njihovi veljavnosti.

Notranja pravila o hrambi arhivskega gradiva morajo poleg sestavin iz prejšnjega odstavka vsebovati še najmanj:

  • dodatne določbe o osebju in informacijskem sistemu za hrambo arhivskega gradiva;
  • dodatne določbe o zajemu in pretvorbi arhivskega gradiva;
  • dodatne določbe o pretvorbi in dolgoročni hrambi arhivskega gradiva;
  • določbe o zagotavljanju neprekinjenega poslovanja oziroma varstva arhivskega gradiva in njegovi izročitvi pristojnim arhivom;
  • določbe o izročanju arhivskega gradiva in sodelovanju s pristojnim arhivom.

Če zahtevo za potrditev notranjih pravil ponudnik storitev zajema in hrambe gradiva vloži v elektronski obliki, mora biti pred tem registriran pri Arhivu Republike Slovenije in vpisan v register ponudnikov.

Zahteva za potrditev notranjih pravil se vloži pri Arhivu Republike Slovenije na predpisanem obrazcu zahteve za potrditev notranjih pravil osebno, po pošti ali elektronsko prek spletne aplikacije.

Zahteva za potrditev vzorčnih notranjih pravil se na podoben način vloži pri Arhivu Republike Slovenije na predpisanem obrazcu zahteve za potrditev vzorčnih notranjih pravil. K zahtevku je treba priložiti tudi vzorčna notranja pravila v elektronski obliki za dolgoročno hrambo.

Če Arhiv Republike Slovenije ugotovi, da so predložena notranja pravila v skladu s predpisi in enotnimi tehnološkimi zahtevami, predložena notranja pravila potrdi in jih vpiše v register potrjenih notranjih pravil.

Ko Arhiv Republike Slovenije ugotovi, da zahteva za potrditev vzorčnih notranjih pravil vsebuje vse predpisane sestavine v celoti in da so predložena vzorčna notranja pravila v skladu z zakonom, to uredbo in enotnimi tehnološkimi zahtevami, predložena vzorčna notranja pravila potrdi in jih vpiše v register potrjenih notranjih pravil ter tudi javno objavi celotno vsebino pravil.

Kot prilogo vlogi je treba v elektronski obliki priložiti vso dokumentacijo, na katero se v vlogi sklicuje. Posamezni dokumenti, ki se prilagajo, naj vsebujejo tudi podatke o datumu odobritve, odobritelju in verziji. V polju sklic ob navedbi dokumenta je treba podrobneje opredeliti, kje v dokumentu se nahaja besedilo, za katerega velja, da predstavlja ustrezen odgovor na izbrano zahtevo. Navedba naj bo vsaj na stran natančna, pri tem pa se lahko navede poglavje, številka člena oziroma stran.

 

Seznam dejavnosti

Pravno varstvo

  • Pravno sredstvo: Pritožba
  • Pristojni organ: Ministrstvo za kulturo

Druge aktivnosti

Arhiv Republike Slovenije ob potrditvi ali pozneje zaradi spremembe zakonodaje ali tehnološkega napredka določi tudi rok, v katerem je treba notranja pravila spremeniti oziroma dopolniti in jih poslati v ponovno potrditev. Rok se vpiše v register potrjenih notranjih pravil, o njegovi določitvi pa je treba obvestiti osebo, ki je zahtevala vpis v register. Če v določnem roku ne pride do ponovne potrditve, arhiv notranja pravila izbriše iz registra potrjenih notranjih pravil.

Arhiv Republike Slovenije ob potrditvi ali pozneje zaradi spremembe zakonodaje ali tehnološkega napredka določi tudi rok, v katerem je treba vzorčna notranja pravila spremeniti oziroma dopolniti in jih poslati v ponovno potrditev. Rok se vpiše v register potrjenih notranjih pravil, o njegovi določitvi pa je treba obvestiti osebo, ki je zahtevala vpis v register, in osebe, ki so prevzele vzorčna notranja pravila in o tem obvestile Arhiv Republike Slovenije. Če v določnem roku ne pride do ponovne potrditve, arhiv vzorčna notranja pravila izbriše iz registra potrjenih notranjih pravil.

Vir: Ministrstvo za kulturo | Datum zadnje spremembe strani: 23. 11. 2018